将混乱转化为结果–如何处理多个项目

将混乱转化为结果--如何处理多个项目？

项目经理的工作是最复杂的。每个项目都会带来一系列新的挑战和一个新的团队。经理不仅仅需要项目的基本知识，他们还应该围绕最后期限、预算、员工的工作状态和其他因素来规划整个项目。有时，你必须兼顾多个项目，以确保所有任务的完成。

但你知道同时处理多个项目，无论其复杂性如何，都是可能的吗？你只需要正确的管理策略，你就可以开始了。

处理多个项目

在这篇文章中，我们将讨论在同一时间管理多个项目的一些有效技巧。让我们来看看。

规划是成功完成一个项目的关键。只是知道你必须在特定的最后期限前完成一个项目是不行的。重要的是，你要准备一份项目章程，列出所有的任务，以及整个项目所需的估计截止日期和预算。你应该每天至少抽出一个小时来进行项目规划。记住，如果你计划得好，你的团队就会毫无差错地执行这个项目。

在创建清单的同时，对任务进行优先排序。看看哪些任务需要紧急完成。你可以为每个项目设置提醒，以便你能及时了解最后期限的情况。这样，你就会知道哪些项目必须先完成并交付。检查任务清单，（首先）从事那些需要最少时间、容易完成的项目。

每个员工应该从一开始就知道自己在不同项目中的角色和责任。你还应该设定一个反馈和批准的日期，因为在从事紧急项目时，这些往往会被忽略掉。将你的责任下放给员工会使你的工作更轻松。你可以使用项目管理工具，如nTask，以确保每个员工都知道并理解他们的责任，项目的最后期限，以及说明。

因此，你已经根据每个员工的带宽和技能将职责分配给他们。然而，你在项目开始时设定的优先事项可以随时改变。项目经理和团队必须有足够的灵活性来根据这些变化进行工作。

这就是为什么一个集中的系统是必要的。在这里，你可以清楚地看到哪些员工被分配了什么职责，待办任务的最新情况，以及优先级列表上的变化。你可以评估这些指标，并将职责重新分配给那些可以自由承担更多工作的员工。

你团队中的每个人都应该知道哪项工作在什么时间完成。他们应该知道跨部门的工作。这可以让他们了解项目的最新进展。沟通不畅会对项目产生负面影响。当你的员工不知道为什么优先级列表上的最后期限会发生变化，为什么职责会被重新分配，他们就无法正确执行他们的工作。

不仅是团队，而且利益相关者也需要定期更新不同项目的进展情况。使用一个能提供定期更新工作状态的项目管理工具是让每个人了解每个项目的最简单的方法，而不需要手动更新每个人。

你的项目的成功在很大程度上取决于你对员工队伍的管理程度。大多数项目的失败是因为经理没有利用员工的才能。有些员工的任务过多，无法及时处理，而其他同样有才能的员工却没有太多的任务。

当一次只做一个项目时，管理你的团队很容易，但如果是不同的项目，有相同的最后期限，你需要使用一个项目管理工具。掌握员工的工作状态将帮助你避免错过最后期限。检查每个项目，不同的任务，有多少分配给每个员工，等等。你可以对每个任务进行相应的修改。

当同时进行不同的项目时，经理们报告的共同问题是延迟。一次处理多个任务是很困难的。你将不得不优先考虑一个，而你不先做的那个会被延迟。这种情况发生在你不注意项目时间表的时候。每个项目都有一个最后期限。

你需要根据这些最后期限来安排每个项目中的任务。询问你的团队他们能处理多少工作，并相应地分配工作。任务不仅会被拖延，而且当你在处理多个项目时，很难保持质量。你需要非常谨慎地对待最后期限和授权，以确保你的员工的技能得到很好的利用，每个项目都能按要求完成。

想象一下，你刚刚完成了本季度的一个项目，现在你正开始为下一季度的类似项目工作。但你不知道你是如何管理第一个季度的工作的。所以，你没有办法复制工作流程。从一开始就跟踪你的工作流程，并保存模板，以清晰的格式解释所有的任务，这很重要。

这将有助于你在未来的项目中使用这个模板，特别是当你同时在一个以上的项目中工作时。保留这个模板，并在你纳入新策略或增加更多角色时进行修改。另外，允许你的整个团队访问这个模板，以便每个人都能有效地管理项目。定制这个模板，并将其用于所有项目。

管理具有不同要求和期限的多个项目并不是小菜一碟。经理们经常要给团队分配多种任务，他们可能不得不在办公时间之外工作，只是为了按时完成所有的工作，不影响质量。面对一连串悬而未决的项目，感到不知所措是很正常的。上述提示将帮助你把混乱的局面转化为一个有明确规范的计划性项目。