处理项目的完整指南

对于刚进入这个领域的人来说，从头到尾处理一个项目可能是一项繁琐的任务。项目经理必须时刻关注，以确保项目下的每项任务都能顺利进行。久经考验的 项目管理流程 帮助经理将项目分解成各个阶段和任务，并有效地进行管理。

处理一个项目的项目管理流程

项目管理本质上涉及5个阶段–

项目启动

这是第一个阶段，你要确定启动新项目的目的，以及对项目要实现的商业价值的广泛看法。进行详细的分析以检查项目的可行性。最后，将项目的想法提交给利益相关者，供他们批准。

这个阶段的一个重要特征是创建一个简短的、正式的文件，称为 项目章程 。

项目章程通常会回答关于一个新项目的以下问题：

• 项目的目标是什么？

• 项目的范围是什么？

• 谁是主要的利益相关者？

• 主要的限制和障碍是什么？

• 项目的预算是多少？

• 谁是项目的团队成员？

这个阶段的重要性在于，它有助于加入利益相关者，确保关键资源，避免项目的主要障碍。

项目规划

这是项目管理中最关键的阶段之一，因为项目的成功归结于你的计划有多好。在这个阶段，项目经理决定如何执行、监测和控制项目。换句话说，你最终确定了项目的内容、对象、时间、地点和方法。它为利益相关者提供了一个清晰的路线图，以便成功完成项目。项目经理被要求在设定项目交付物、分配资源、制定项目时间表和创建任何支持性计划时尽可能地细致。

项目规划的要素

• 设定计划的范围

• 将项目分解成更小的组成部分。( 工作分解结构)

• 安排项目的时间

• 规划所需资源

• 规划项目的预算

• 规划资源的采购

• 项目风险管理的规划

• 项目质量管理的规划

• 规划团队之间的有效沟通

项目规划是一个动态过程，需要不断调整，直到项目完成。项目计划越详细，就越接近于现实。

项目执行

项目执行基本上就是把你的计划付诸行动。你与所有的关键成员举行启动会议，告知他们的角色和责任，并解释项目的时间表。人们可能会认为这个阶段是一个简单的阶段，你只需要执行你所计划的一切。正是在这种情况下， 执行差距 这个词就显得很重要了。

执行差距

它是愿景和现实之间的不匹配。当项目没有按计划进行时，就会出现执行差距。这可能是由于各种原因造成的，包括过于雄心勃勃的资源分配，只在表面上设定计划的目标，利益相关者的过度承诺，不切实际的时间表规划，等等。

成功的项目执行的关键

明确界定项目目标

明确定义项目的目标是很重要的，这样每个人都在为一个共同的目标而努力。为了确保这一点，项目经理不应寄希望于全面的项目章程，让成员阅读它。相反，经理们应该利用启动会议来积极主动地解决所有的问题。

不要对时间线不切实际

在跨职能的项目中，在将项目移交给其他部门时，最好能给一个缓冲时间。让其他部门及时了解项目的状态和变化也同样重要，以确保他们在接过接力棒时不会盲目介入。

谨防依赖性

假设有一组任务，只有在完成这些任务后，你才能开始另一个任务。这就是所谓的任务依赖性。同样，有一种资源依赖性，即任何资源，没有它，你就不能开始下一步。这些依赖性需要特别注意，因为它们有可能使你的整个项目停顿下来。

定期检查进度

这不仅仅是开球和总结会议。项目经理应该经常监测进展情况，定期确保检查，并不断推动项目向正确方向发展。不时向你的团队成员征求反馈意见也是至关重要的。

项目监测和控制

项目监控是指持续跟踪项目指标的过程，确保一切都按照项目要求和标准进行，每一笔费用都在预算之内，项目符合所有的最后期限。持续的监测对于获得关于项目如何进行、哪些方面需要注意以及要做出哪些决定来改善痛点的有价值的见解至关重要。

监测和控制项目的步骤

了解项目基线

项目经理必须了解项目规划阶段所计划的项目范围、预算和时间线。

这有助于为整个项目的成功设定基准。

监测和控制

这包括定期评估项目的各种指标，并将其与基线目标进行比较。项目经理应该不断向利益相关者通报这些情况。

进行必要的调整

任何项目都不可能是完美的计划。每个项目都需要对一个或其他指标进行一些调整，以适应现实。应该保持一份适当的文件，记录项目计划中的所有变化。

保持对成本、时间表和质量的检查

项目经理必须持续关注，以确保最后期限得到满足，项目在预算内运行，并达到预期的质量。

报告

为了衡量项目在基线目标下的表现，重要的是在每个步骤完成后，将所有的数据整理在一起，为项目准备一种报告卡。

项目收尾

这是一个总结项目的阶段，因为你实现了你的目标或没有实现。根据各种KPI指标，如速度、准确性和质量，对项目的交付成果进行评估。与利益相关者举行项目成果会议，报告项目的交付成果。

学习是这个阶段的一个重要成果。项目经理了解了他的团队的能力，并在下一个项目中更好地分配任务。在项目失败的情况下，经理应该反思错误，并尝试在下一个项目中消除这些错误。

总结

领导整个项目并不是一件容易的事。将项目分解成可操作的小任务总是有帮助的。项目管理过程在这里很有帮助。整个过程被分解成5个阶段，每个阶段都是相互依赖的。你在一个阶段表现得越好，你的下一个阶段就越顺畅。缜密的计划和持续的监控对项目的成功有很大的帮助。