项目组合管理的概述

负责处理公司内部主要和次要项目的统一管理被称为PPM或项目组合管理。即使这些项目彼此相关或不相关，在PPM中也有重大意义。

包括识别可能的项目、分配管理人员和授权管理人员在内的流程接收程序也是项目组合管理的一部分。为了保证项目组合中的所有项目都能满足企业的总体目标和战略，高层控制和跟踪机制已经到位。

为什么项目中的PPM是至关重要的

我们必须首先研究企业要求PPM的动机，以理解其目标。通常情况下，企业寻求PPM是为了提前了解以下疑问，从而使项目能够以较小的风险和较高的利润执行。

• 项目应该在规定时间内完成哪些目标？

• 项目是否在推进企业的目标？

• 目前项目的相互依存关系是怎样的，它们有什么危险？

• 短期项目和长期项目是否有一个健康的平衡？

• 为什么会出现资源纠纷？

• 为什么有那么多的举措会出现延误，并需要推迟投资回报率？

• 启动新项目所需的工具是否在手？

为什么在组织中需要它

当项目的数量和复杂性显著增加，迫使项目经理做出艰难的权衡决定时，一个公司通常开始感觉到对正式的项目组合管理方法的要求。对于一个组织来说，预算、现金流、设备和资源能力基本上都是有限的。通常情况下，将可用的生产手段分配到一些简单的工作中是有意义的。然而，要对许多领域的几十项相关工作进行安排和排名，则需要更多的计划和能力。

如果没有一个坚实和既定的方法来分类、排序和组织项目的想法和需求，企业要么就会出现无法管理的泛滥的项目管道，要么就会出现不匹配、不连贯或重复的无组织的项目组。

完整的过程–项目组合管理

建立清单和战略 --确定管道中的所有项目，包括任何可能到来的项目，是项目组合管理的第一个阶段。现在是确定和固定你的组织的商业动机的时候了。掌握了所有这些信息，你就可以制定计划来成功完成这些工作。

确认对接 - 这个阶段的目的是确保投资组合中的项目与组织的战术目标和倡议相结。对于这个阶段，有一些基本的方面需要考虑。先分析投资组合对更广泛的计划的有效补充。为了支持对创新的长期需求，在长期目标和增长之间应该有一个平衡。确保项目分配在财政上是审慎的，并符合各种目标。在评估投资组合的风险时，要考虑到范围、时间表、项目资源、技术和各种因素。

项目组合的管理 - 这一步涉及监测预算和组合。根据你在前面的步骤中获得的信息，你甚至会觉得有必要重新安排项目和活动。团队领导或项目经理可能还需要将变革管理和风险管理程序落实到位，此外还有资源管理。

测试和修改 - 最后一个阶段是测试和必要时的修改。项目组合的管理是一项持续的工作。甚至有可能出现需要立即修改的情况。此外，很有可能你的项目组合管理方法在第一次就不能完美运行。通过获得关键参与者的意见，寻找你可以改进的地方。

PPM的优势

良好的PPM方法引入了规模化管理项目的标准化方法，为企业提供了深度和成熟度。它们是成功执行项目的支点，因为它们提供了数量和质量上的优势。

PMI的一项调查指出，拥有既定PPM程序的企业成功完成的项目多出35%，经历的项目失败较少，花费的资金也较少。所有这些优势的一个副作用是提高了客户的满意度。

PPM提供了广泛的额外优势。在一个组织正在努力实现一个主要目标的情况下，例如为即将到来的监管变化做准备，决策可以更容易地以客观事实而不是主观因素为中心。PPM使你能够退后一步，考虑必要的变化将如何影响风险。

项目组合管理中不同团队成员的作用

项目组合的管理者通过组织和结合所有与已经决定的和目前正在运行的项目有关的数据，为希望投资新项目的企业提供预测和商业数据分析。它使管理人员和组织能够查看更大的画面。

高管 --知道要联系的项目经理

项目经理 --他们应该能够快速接触到团队。

团队成员 --与领导层和团队其他成员有更好的联系

利益相关者 --通过可靠的、持续的反馈让利益相关者了解情况

项目组合管理的成功准则

正确的流程调整是项目组合管理成功的关键，以满足组织的需求。然而，有几个要点可以帮助企业和高级团队成员最大限度地提高项目组合管理。

• 当项目不再符合公司的战略时，应该毫不犹豫地取消它们。

• 保持任务管理和时间监控的简单明了。选择能让员工自由地记录所需工作和时间数据的自助服务程序。

• 正确数据的收集必须始终放在第一位。不准确的数据会导致错误的决定，这对项目的整体成功、组织的底线和整体战略有直接影响。

最后的启示

无论一个公司是小是大，每项任务的管理过程都会涉及。每家公司都承认有几个项目支持预计的增长，并最终实现公司的增长。因此，PPM（项目组合管理）已经获得了很大的意义。有效的团队领导在早期阶段就意识到项目组合管理工具的使用。这些工具有助于了解那些能够加速项目绩效的因素，从而为组织带来显著的增长并产生巨大的利润。