关于财务文件管理软件，你需要知道什么

许多年前，纸质文件和检查单被装在小车和文件夹里从一个站运到另一个站。然而，随着电子存储的出现，这已经没有必要了。由于企业内容管理、协作工具、文件管理和其他数字服务的出现，无纸化办公已经在路上了。然而，这并不意味着我们更有效率或更有组织。

我们每天收到的大量文件使得重要的东西更有可能丢失、处理不当或格式错误。当涉及到质量管理时，无序可能会导致不良事件、财务损失，甚至失业。

解决方案是文件管理软件。作为标准化和集中化的数字仓库的结果，文件管理已经彻底改变了小型和大型组织，允许用户轻松分享、编辑和控制文件。

你对文件管理软件的理解是什么

大型组织往往有不同的类型和方法来处理不同地点和部门的文件。当没有集中的系统来确保统一性时，制作和分发的努力往往是多余的。

有了这个管理软件，这些努力被整合起来，提供一个单一的检索和归档的受控文件资源，这有助于方便文件定位和报告。文件管理通过在网络上实现基于角色的安全权限，促进了互动和协作。

企业标准可以由用户创建、编辑、链接和归档。有多种类型的文件可以进入操作，将某些文件的工程和交付给关键人员，包括标准操作程序（SOP）、最佳实践、培训材料和监管内容。

使用文件管理软件的质量情景

企业质量管理软件（EQMS）通常提供文件管理功能。闭环质量管理的概念–在价值链中整合跨职能的反馈环的想法–通过文档管理软件得以实现，因为许多EQMS功能需要标准化的文件和工作流程。

文件管理在以下过程中起着重要作用

• 环境、健康和安全（EH&S）

• 变更管理

• 合规管理

• 供应商质量管理

• 员工培训

质量经理的文件管理指南

文件管理软件目前有一个强大的市场，客户和公司都在使用，但有很多原因导致质量组织需要比OneDrive、Google Docs或更多的东西可以提供更多的东西。

由于该解决方案作为一个闭环的质量使能器的作用，功能的建立经常考虑到质量流程，以便更自然地进行互操作。此外，ISV（独立软件供应商）已经开发了使用IBM和微软SharePoint技术的解决方案。

文件管理软件的好处

你可以将文件数字化，并将其安全地存储在一个有组织的存储库中，以便在需要时通过文件管理和工作流程自动化进行快速检索。拍摄照片，存储它们，管理它们，处理它们，分享它们，并轻松跟踪它们。

工作人员可以通过控制访问、任务列表和电子邮件通知更有效地处理日常工作，决策者可以批准、拒绝或要求沿途提供更多信息。

协作和生产力

• 通过数字化纸质记录和即时检索，为员工和教职员工提供他们需要的信息。

• 通过电子化存储客户记录，节省办公空间。

• 通过面向公众的电子表格，快速捕捉和处理信息请求、索赔表格等。

• 将应付和应收账款自动化，以支持财务健康。

• 通过与客户计费系统的整合，最大限度地提高您现有技术的价值。

合规、安全和保障

• 通过限制未经授权查看机密文件来保护客户隐私。

• 证明符合HIPAA、Sarbanes-Oxley和GDPR。

• 通过最先进的加密技术保护数据、文件和在线通信免受网络威胁。

• 自动执行保留时间表。

IT和其他未来准备

• 开发一个用户友好的解决方案，满足多个部门的需求，而不增加IT的工作量。

• 用一个安全的灾难恢复计划为自然灾害做准备。

文件管理趋势

在银行业的利益相关者对他们的DMS最喜欢的品质中，有易用性、灵活性和可与传统基础设施整合的简单架构。使用最新的DMS是非银行和银行金融机构在竞争中脱颖而出的一个好方法。银行业对DMS投入了更多的关注，这导致了各种趋势，包括。

网络安全控制软件

为了在市场上竞争，DMS产品应提供针对银行机构主机的网络攻击的保障措施。一些文件网络安全控制供应商已经认识到这一市场需求的存在，并开发了专门为银行DMS设计的网络安全的专用功能。

这些系统的一个关键网络安全功能是能够保护或允许特定的文件类型和扩展。为了做到这一点，文件头与所有上传文件的列表进行比较。

目前有各种纳入多种认证因素的方法。MFA令牌应该根据银行的政策进行定制，以便成为他们的热门选择。

基于云的协作

DMS的商业案例已经发生了巨大的变化，现在大多数机构都倾向于它。由于云计算能够消除规模和可扩展性的限制，银行的业务可以无限制地增长。

合并后的企业集团可以通过基于云的协作创造发展和扩大投资组合的机会。由于消除了封闭的网络，远在他乡的合作伙伴现在可以在文件交换和交易跟踪方面进行合作，而不需要进入封闭的网络。

企业流程自动化

如今，文件管理软件通常由机器人流程自动化（RPA）软件组成。有了RPA优化的程序，文件和记录跟踪工作流程中的自动化任务只需一次点击就可以执行。

该程序观察人类的操作，以帮助程序组件学习如何执行这些业务流程。数据科学家也可以利用自动化来挖掘企业DMS的相关信息。通过配备了人工智能增强功能的合适的DMS，低级别的数据工程师可以进行数据挖掘，使小企业能够获得与大企业相同的能力。

结论

一些文件管理软件提供了各种各样的功能和好处，而另一些则是专门为某些任务定制的。在为你的企业选择最佳方案时，要考虑你如何开展你的业务。