用MS Office管理时间和保持组织性

时间管理在今天这个始终保持联系、快节奏的工作环境中是至关重要的。如果你有时间管理的问题，不要担心：更有效地工作是任何人都可以学习的技能。无论你是一个拖延症患者，完美主义者，还是磨磨蹭蹭的人，本博客提供时间管理策略，以帮助你保持你的职业责任。

你为什么要提高你的时间管理技能

知道如何有效地管理你的时间，可以帮助你更快、更有条理地完成工作–即使在你最繁忙的工作日。

提高时间管理能力还可以 –

• 协助你更轻松、快速地满足最后期限。

• 改善你与同事、商业伙伴和供应商的互动。

• 提高你的公司和你的行业的声誉。

• 增加你的幸福感，减少压力，这甚至可能有利于你的健康。

• 有助于你的整体职业成功

当然，更有成效的工作并不意味着工作时间更长或牺牲工作与生活的平衡。知道什么时候从你的办公桌前好好休息一下，什么时候退出一天的工作，都是更聪明工作的一部分。

时间管理技巧

一个管理良好的工作周可能会把一个紧张、混乱的工作周变成一个富有成效的工作周。These ten-time management methods can be useful for you −

上班前，先确定任务的优先次序

避免每天早上第一件事就去工作。按照截止日期和对组织的重要性来组织你的项目和活动。尽快完成最关键的部分。然后再去做其他稍后到期的关键部分。

在可行的情况下进行授权

确定哪些项目你可以委托给初级员工或供应商。在你的日程安排中留出时间来澄清任何需要的具体任务，并在出现问题时在场。尽可能多地将常规任务外包给同一个人或团队。

制定计划

当一个新项目落在你的盘子上时，留出一些时间来审查规格–即使你在几天内无法开始工作。确定你是否拥有完成工作所需的所有细节，你可以从哪里获得缺少的信息，或者你可以向谁寻求帮助。

制定一个项目时间表 。

将较大的项目分解成单独的工作，同时列出清单，并估计每项任务需要多长时间。把每项活动放在你的日历或项目跟踪应用程序上。这样你就知道你需要何时开始和完成它。确定哪些责任，如果有的话，你可以分配给你的同事或商业供应商。

为你的任务制定一个计划

在进入项目的实质工作之前，收集利益相关者和合作者的联系信息，并建立必要的文件、文件夹和在线聊天组。当项目进入高潮时，现在的一点预想可能会节省你的时间和挫折感。

避免多任务

整天在各个项目之间来回切换，会扰乱你的工作流程。相反，在一个时间段内优先考虑一项活动，并保留可比较的、次要的活动，如回复电子邮件或填写电子表格字段，以便一次完成。

花一些时间来恢复你的精力

在切换需要大量关注的项目之前，花一些时间离开你的电脑。你可能会发现，这为你提供了你需要的精神重置，以保持一整天的动力。

设定会议时间并坚持下去

在你安排或同意参加会议之前，要考虑是否有必要。将会议安排在你认为你需要的最短的时间内，并尽一切可能保持会议的进度。

减少分心

关掉你的手机，注销你不用于业务的社交媒体账户。如果你正在进行一个具有挑战性或时间敏感的项目，并希望减少来自同事的即时信息，不要害怕使用你的团队的工作场所聊天应用程序的 “繁忙 “或 “请勿打扰 “设置。

设定更长期的目标

保持一份关键但不紧急的项目清单，将其纳入你的月度或季度议程。将每个项目分解成阶段或里程碑，然后再分解成更小的任务。没有计划的目标很少会被实现。

提高你的时间管理技能的工具

互联网上充斥着各种应用程序，声称可以帮助你更有效地工作并保持有序。可以帮助你有效管理时间的数字技术包括

• 待办事项清单 – 保持每天和每周的待办事项清单将帮助你保持有序，同时减少压力。将你需要完成的杂事以数字形式记录下来，可以使你不必回忆或花额外的时间去思考这些杂事。创建一个每日待办事项清单也可能帮助你保持专注于每个工作日需要做的最关键和紧急的活动。

• 日历 – 你的数字日历不仅仅是用来提醒你下一次员工会议是什么时候。用它来标记高度优先的任务的最后期限，在一个地方看到你每周和每月的到期日期，并为需要全神贯注的密集工作留出时间。

• 电子表格、日程安排或项目管理应用程序– 项目越复杂，需要的工具就越全面，以管理其里程碑。

• 时间跟踪应用程序 – 例如，Clockify、Toggl和My Hours，衡量你在每项工作或项目上花费的时间。使用这些应用程序之一，跟踪你一个月在职业的每个方面花费多少时间。(你花了多少时间与同事闲聊？)然后集中精力从你的日历中消除时间浪费者。

开始采用时间管理战术来提高生产力

了解如何有效地管理你的时间是需要时间的。我们都知道，我们应该限制在工作中花在非必要的琐事上的时间，比如给同事发送搞笑的猫咪备忘录和回复个人短信。然而，这并不意味着我们总是能实现这一理想。

培养有效的时间管理能力，就像任何其他习惯一样，需要练习。要获得好处，你必须首先付出努力。你越早开始使用这些时间管理策略和工具，你就会越早控制你的任务。